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区属各行政事业单位、各街道办事处：
为加强我区政府采购合同管理，规范政府采购的合同备案工作，根据《深圳经济特区政府采购条例》的相关规定，受深圳市罗湖区财政局委托，区政府采购中心在区本级范围内试行政府采购合同备案制度，现将相关事宜通知如下：
一、合同备案管理要求
（一）凡纳入我区政府集中采购、预算金额在200万元（含）以上的货物类及服务类项目均要到区政府采购中心办理合同备案。建设工程施工合同采用市住房和建设局合同范本，工程项目合同到区住房和建设局进行备案，不列入此次的备案范围。
（二）合同签订后，当事人双方不得另行订立与合同内容不一致的其他协议，在合同履行过程中发生争议时，以备案后的合同为准。合同主要内容变更或者解除合同的，必须及时到区政府采购中心办理变更备案手续。备案时，应提交其变更原因的情况报告。
（三）在备案过程中，可能会出现采购文件未事先约定的分包情况，中标（成交）供应商中标（成交）后提出分包的，在签订分包合同前应先经采购单位同意，并经区政府采购中心确认，中标（成交）供应商方可与分包供应商签订合同。主合同及签订的分包合同，一并办理备案手续。
（四）合同备案应符合下列条件：
1.签订合同主体合法；
2.合同内容与采购文件、中标（成交）结果等相符；
3.符合法律、法规及政府采购主管部门规定的其他要求。
（五）未按规定办理合同备案手续的政府采购项目，区国库支付中心不予以支付款项。
二、合同备案程序
（一）区政府采购中心打印中标（成交）通知书后，罗湖区政府采购系统将自动发送短信到采购单位项目负责人处，通知采购单位与中标（成交）供应商领取中标（成交）通知书，并提醒其签订政府采购合同及录入合同备案信息。采购单位与中标（成交）供应商须自中标（成交）通知书打印之日起十个工作日内按照采购文件确定的事项签订政府采购合同，并由采购单位在罗湖区政府采购系统上录入和提交合同备案信息。
（二）采购单位自政府采购合同签订之日起十日内，携带合同备案的相关材料到区政府采购中心备案。如有另行签订补充合同的，采购单位应在补充合同签订之日起十日内到区政府采购中心项目负责部门办理备案手续。合同备案应提供下列材料：
1.区政府采购中心组织的项目，采购单位需提供采购合同副本两份、中标（成交）通知书一份；
2.委托社会采购代理机构的项目，由社会采购代理机构代采购单位办理，向区政府采购中心综合管理部提供采购合同副本两份、中标（成交）通知书一份、采购文件及中标（成交）供应商的投标文件。
（三）区政府采购中心应当自收到合同备案材料之日起三个工作日内对合同进行备案核准，并作出是否备案的决定。
（四）核准通过的，区政府采购中心在采购合同副本及中标（成交）通知书上加盖合同备案章，并留存一份采购合同副本。核准不通过的，应告知采购单位不符之处，并要求采购单位修改或补充。
（五）采购单位凭盖合同备案章的中标（成交）通知书及相关材料办理资金拨付手续。
三、备案核准有关情形处理
（一）除属非原则性的文字错漏处可作必要修改外，合同中不许有加行、涂抹或改写。有修改的，修改处应有合同双方盖章确认。
（二）除采购单位授权其下属单位或中标（成交）供应商授权其深圳分公司签订合同外，签订合同的单位名称应与中标（成交）通知书一致。授权签订合同的，应提供授权委托书。
（三）采购文件有约定分包的，中标（成交）后，中标（成交）供应商可直接以书面形式与分包供应商签订协议。中标（成交）供应商就采购项目和分包项目向采购单位负责，分包供应商就分包项目承担责任。不得将项目的主体、关键性工作进行分包，接受分包的供应商应当具备相应的资格条件，并不得再次分包。
（四）中标（成交）后提出分包的，在签订分包合同前应先经采购单位同意，并经区政府采购中心确认后，中标（成交）供应商方可与分包供应商签订合同。主合同及分包合同一并办理备案。
（五）合同中含有分项报价的，各分项内容、数量和报价应与采购文件及投标文件相符。
（六）除产品停产或技术更新换代外，合同条款中的标的、规格型号等内容应与采购文件及投标文件相符。停产或技术更新换代后的产品，不得低于采购文件及投标文件约定的质量标准，且金额不变，采购单位书面说明后可予以备案。
（七）经协商减少中标（成交）采购标的数量的，应从中标（成交）金额中核减相应价款后签订合同金额。
（八）采购单位增加采购与中标（成交）标的相同的货物或服务的，应先经区财政部门核准后，办理增加中标（成交）金额的合同备案。增加的合同金额不得超过中标（成交）金额的百分之十，且合同总金额不得超过原计划数额。
（九）合同履行完成时限应与采购文件及投标文件规定的时间一致。有明确履行起止时间的，起始日不应在发布采购公告之前。
四、监督管理
区财政局政府采购管理办公室将会同区政府采购中心定期对采购单位与中标（成交）供应商政府采购合同备案执行情况开展联合监督检查，对采购单位与中标（成交）供应商在合同审核、合同备案和项目验收中发现的严重超期等违规行为将公示通报并予以处罚。
五、其他事项
我区将从2013年1月1日起试行政府采购合同备案制度。请各采购单位及时根据本通知要求，确定相关经办人员，明确责任，切实做好政府采购合同备案工作。随着合同备案管理工作的展开，将会在2013年7月后逐步扩大合同备案的适用范围，如有变动，将另行通知。若有疑问，可向区政府采购中心咨询，咨询电话：82230866。
特此通知。
附件：操作流程表
罗湖区财政局 罗湖区政府采购中心
二〇一二年十二月二十五日
（联系人： 潘玮，联系方式：82230866，传真：82255111）
主题词：政府采购△ 合同备案△ 通知
抄送：区委常委，区政府副区长。
罗湖区政府采购中心 2012年12月25日印发
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